Confronto servizi email hosting: Google Workspace

La gestione delle email aziendali professionali è un’attività di fondamentale importanza. Lo dimostra il fatto che oltre a Microsoft, anche un’altra big tech americana si propone con una soluzione molto simile. Oggi infatti esamineremo il servizio di email hosting proposto da Google. 

Ogni pubblicazione di questa serie, continente informazioni rilevanti, che possono essere utilizzate indipendentemente. È comunque consigliata la lettura integrale della serie, per carpire tutte le utili informazioni e utilizzarle a tuo vantaggio! 
Se non l’hai ancora fatto, ti consiglio di dare un’occhiata ai capitoli precedenti della serie:

1. L’importanza della gestione delle email professionali
2. Vendita di servizi email professionali: 7 buone abitudini
3. Confronto servizi email hosting: Server Mail dedicato
4. Confronto servizi email hosting: le caselle email dei web hosting provider
5. Confronto servizi email hosting: Microsoft 365

Per effettuare una comparazione neutrale e che sia effettivamente utile per valutare la scelta del servizio più adatto alle tue esigenze, confronteremo 5 categorie di alterative presenti sul mercato, analizzando per ognuna di esse le 7 caratteristiche più importanti che un servizio di email hosting dovrebbe avere.

I 7 punti sui quali si baserà l’analisi comparativa sono:

1. Modalità di utilizzo per il rivenditore. Quali caratteristiche sono presenti? È di semplice utilizzo? Che possibilità / opportunità / minacce ci sono per il rivenditore?
2. Sicurezza e Deliverability. Sono le caratteristiche fondamentali per un servizio di email. Se non sono ad un livello adeguato, tutte le altre caratteristiche perdono di significato.
3. Help Desk. Come si possono gestire le richieste di assistenza dei tuoi clienti che inevitabilmente riceverai?
4. Strumenti per la migrazione. Quando acquisisci un nuovo cliente, probabilmente dovrai effettuare una migrazione, che se non gestita in maniera adeguata può diventare una bella spina nel fianco.
5. Servizi di backup. Al giorno d’oggi sono fondamentali, e devono essere presi in considerazione nel valutare un servizio di email hosting.
6. Capienza delle caselle. I tuoi clienti hanno sicuramente diverse necessità quando si parla di capienza di una casella. Quanta flessibilità ti offrono i vari provider?
7. Prezzo e costi. Non è un caso che sia l’ultimo punto, non dovresti nemmeno considerarlo. Ma dato che sono certo che sia comunque di tuo interesse, parliamone.

Le 5 alternative che confronteremo sono:

1. Server Mail Dedicato
2. Caselle di posta dei web hosting provider
3. Microsoft 365
4. Google Workspace 
5. Qboxmail

Google Workspace

Modalità di utilizzo per il rivenditore

Analogamente a Microsoft 365, Google Workspace da la possibilità di accedere ad una moltitudine di servizi offerti dall’azienda di Mountain View. 
Workspace è però un servizio prettamente rivolto al cliente finale, infatti il pannello di amministrazione è molto user-friendly per dare la possibilità più o meno a chiunque di auto-gestire i servizi offerti da Google. È possibile anche rivendere il servizio, gestendo i clienti da un’unica interfaccia chiamata Console Partner Sales, che però ha più la funzione di collettore per la fatturazione, che di gestione vera e propria dei servizi. 
Questa scelta è probabilmente derivata da un’attenta politica di protezione dei dati e della privacy degli utenti del servizio. Scelta condivisibile ma che posiziona il rivenditore in un ruolo di gestore delle fatture, invece che di fornitore del servizio. 
I clienti che utilizzano Workspace, sono clienti di Google e non tuoi, dunque se rivendi Workspace il tuo primo concorrente sarà Google stesso! 

Sicurezza e Deliverability 

Analizziamo qualche dato. Al mondo ci sono poco più di 4 miliardi di utenti di posta elettronica, solo Google, grazie alle caselle gratuite di “@gmail.com”, conta poco meno di 2 miliardi di utenti attivi. 
Ciò significa che la metà del traffico email mondiale passa dai server di Google. Questa impressionante mole di informazioni contiene anche tutti i messaggi di spam, e tutti i virus che viaggiano tramite messaggi email. 
Grazie alla possibilità di analizzare tutti questi dati, Google non solo è fra i migliori per quanto riguarda sicurezza e deliverability, ma detta gli standard del settore. Al tempo stesso i loro server sono anche la principale fonte di partenza di email di spam e su gruppi di discussione di settore il dibattito se Google faccia abbastanza per limitare lo spam in uscita dai propri server è sempre aperto.
Sarebbe bello che si impegnassero anche nel rispettare la privacy dei loro utenti, ma forse sto chiedendo troppo. 

Help Desk 

Il pannello di amministrazione di Google Workspace da la possibilità di accedere ad una sezione di analisi che permette di visualizzare e scaricare molti rapporti utili per l’help desk. Per esempio, analisi dell’esposizione del dominio alla violazione dei dati, rapporti circa l’utilizzo delle varie applicazione dell’universo Google da parte dell’organizzazione, o anche un utilissimo strumento per l’analisi dei log email. 
Peccato che tutte queste funzioni non siano accessibili dal pannello del rivenditore (Console Partner Sales) ma soltanto dal panello di amministrazione del dominio, in mano al cliente finale (in genere ad un IT Manager interno al cliente). 
Dunque il rivenditore non può trarre nessun vantaggio dalla presenza di queste funzionalità. L’unica cosa che potrai fare, è il tramite fra il tuo cliente e il centro assistenza Google. Comprensibile, visto che Google è una grossa multinazionale e ha bisogno di tanti addetti all’assistenza. Perché non farla fare a te? 

Servizi di Backup

Con Workspace, Google offre una soluzione proprietaria per l’archiviazione dei messaggi chiamata Google Vault. Anche questo servizio è attivabile, come opzione a pagamento, solamente tramite il pannello di amministrazione lato utente.

Dimensione delle caselle

La logica di archiviazione di Google è diversa da quella degli altri provider. Avendo Drive come servizio incluso in Workspace, lo spazio disponibile è da considerarsi sia per i messaggi di posta che per i file presenti su Drive. 
Il business starter parte da 30GB di archiviazione complessivi, ma già dal secondo piano della loro offerta lo spazio sale a 2TB. Come sopraddetto è una soluzione diversa, che sicuramente è molto attrattiva per le aziende di grandi dimensioni che devono gestire e condividere una mole importante di dati. 

Prezzo e costi

Le strategie di pricing e di marginalità per i rivenditori sono molto simili a quelle di Microsoft. Offerta omnicomprensiva, prezzi elevati (o adeguati alle grandi aziende, non alle PMI) e bassi margini per i rivenditori. 
Di nuovo, la tua azienda sviluppa un prodotto che è pensato per integrarsi con i servizi di Google? Perché se non è così, i vantaggi nel rivendere i loro servizi sono tutti a favore di Google.