Confronto servizi email hosting: Microsoft 365

Fra le opzioni valutate per questa analisi, non poteva mancare Microsoft, che dal 1996 offre una solida soluzione per le la gestione delle email professionali tramite il loro software Exchange. Utilizzando lo stesso metodo di analisi degli articoli precedenti, oggi cercheremo di scoprire insieme se Microsoft 365 sia o meno la soluzione più adatta alle tue esigenze. 

Ogni pubblicazione di questa serie, continente informazioni rilevanti, che possono essere utilizzate indipendentemente. È comunque consigliata la lettura integrale della serie, per carpire tutte le utili informazioni e utilizzarle a tuo vantaggio! 
Se non l’hai ancora fatto, ti consiglio di dare un’occhiata ai capitoli precedenti della serie:

1. L’importanza della gestione delle email professionali
2. Vendita di servizi email professionali: 7 buone abitudini
3. Confronto servizi email hosting: Server Mail dedicato
4. Confronto servizi email hosting: le caselle email dei web hosting provider

Per effettuare una comparazione neutrale e che sia effettivamente utile per valutare la scelta del servizio più adatto alle tue esigenze, confronteremo 5 categorie di alterative presenti sul mercato, analizzando per ognuna di esse le 7 caratteristiche più importanti che un servizio di email hosting dovrebbe avere.

I 7 punti sui quali si baserà l’analisi comparativa sono:

1. Modalità di utilizzo per il rivenditore. Quali caratteristiche sono presenti? È di semplice utilizzo? Che possibilità / opportunità / minacce ci sono per il rivenditore?
2. Sicurezza e Deliverability. Sono le caratteristiche fondamentali per un servizio di email. Se non sono ad un livello adeguato, tutte le altre caratteristiche perdono di significato.
3. Help Desk. Come si possono gestire le richieste di assistenza dei tuoi clienti che inevitabilmente riceverai?
4. Strumenti per la migrazione. Quando acquisisci un nuovo cliente, probabilmente dovrai effettuare una migrazione, che se non gestita in maniera adeguata può diventare una bella spina nel fianco.
5. Servizi di backup. Al giorno d’oggi sono fondamentali, e devono essere presi in considerazione nel valutare un servizio di email hosting.
6. Capienza delle caselle. I tuoi clienti hanno sicuramente diverse necessità quando si parla di capienza di una casella. Quanta flessibilità ti offrono i vari provider?
7. Prezzo e costi. Non è un caso che sia l’ultimo punto, non dovresti nemmeno considerarlo. Ma dato che sono certo che sia comunque di tuo interesse, parliamone.

Le 5 alternative che confronteremo sono:

1. Server Mail Dedicato
2. Caselle di posta dei web hosting provider
3. Microsoft 365
4. Google Workspace 
5. Qboxmail

Microsoft 365

Modalità di utilizzo per il rivenditore

Microsoft, come tutti sanno, offre un insieme di servizi per aziende e rivenditori che va oltre alla gestione delle caselle email. 
Di fatto, il pannello di controllo sviluppato da Microsoft mette al centro l’organizzazione intesa come azienda, e quindi come singolo “tenant”. Ogni cliente dunque ha una sua interfaccia di amministrazione, dalla quale sarà possibile visualizzare e gestire tutti servizi di Microsoft attivi per ogni singolo tenant. Tutto molto bello, ma in questo articolo stiamo parlando di gestione delle caselle email, e se si considera solo questo aspetto, la soluzione di Microsoft potrebbe risultare sovradimensionata, obbligandoti così a dedicare molto tempo anche per una semplice operazione. D’altro canto, l’obbiettivo di Microsoft è chiaro “NON AVRAI ALTRO FORNITORE AL DI FUORI DI ME”.

Sicurezza e Deliverability 

Un colosso come Microsoft non può certo cadere su questo punto. In quanto a deliverability e sicurezza Microsoft non è neanche lontanamente paragonabile alle soluzioni offerte dai web hosting provider, offrendo senza dubbio una soluzione molto robusta. Una riflessione però è doverosa. Per quanto il sistema integrato di email security di Microsoft sia valido, sicuramente non è al massimo delle loro possibilità. Altrimenti non si spiega il perché è possibile acquistare un servizio premium per l’email security a “soli” 0,84€/mese + iva a utente. E’ infatti pratica consigliata abbinare un sistema di email security esterno da abbinare ad Exchange Online.

Help Desk 

Office 365 offre un’ampia, ampissima gamma di tool per l’Help desk. Il concetto di base è sempre lo stesso, da una unica interfaccia è possibile richiedere assistenza per ogni prodotto Microsoft acquistato dal singolo tenant. 
Il raggio d’azione degli strumenti per l’assistenza al cliente è davvero esteso, ed anche per quanto riguarda i problemi legati alle caselle email, le possibilità sono diverse: dall’analisi dell’utilizzo delle caselle email di un’organizzazione al consumo di risorse per postazione.
Questa elevata ampiezza dei servizi per l’help desk fa si che, per forza di cose, la profondità delle analisi di ogni singolo problema non sia altrettanto elevata, e sicuramente di non semplice e consultazione. Microsoft infatti da la possibilità di contattare i partner del network per richiedere assistenza specifica per ogni singolo problema, non in maniera gratuita. Da menzionare anche Dynamic 365, uno strumento utilizzabile anche per l’help desk aziendale, utile e completo di molte funzioni che, ovviamente, si paga a parte. 

Servizi di Backup

Come per l’email security, il backup delle caselle email è un servizio che Microsoft non avrebbe alcun problema a sviluppare in formula di soluzione proprietaria.
Ma per scelte commerciali, non lo fa. La strategia è quella di lasciare indietro qualche servizio di modo che le aziende partner possano vendere la loro soluzione integrabile con i servizi di Office 365 e riuscire a ricavare così una marginalità migliore sui propri clienti gestiti con la suite di Microsoft. Ricordi? “NON AVRAI ALTRO FORNITORE AL DI FUORI DI ME”

Dimensione delle caselle

Per gli utenti Office 365 la dimensione minima delle caselle è 50GB. Utili sicuramente per alcuni utenti, ma dal punto di vista del rivenditore la totale mancanza di flessibilità si tramuta in impossibilità di fornire a ciascun cliente una soluzione su misura con le sue esigenze. Siamo sicuri che tutti i professionisti abbiano bisogno di account email da 50GB? 

Prezzo e costi

Il pacchetto di Microsoft 365 comprende, oltre le caselle email, anche le licenze dei suoi applicativi (Excel, Word, etc). Il prezzo dunque non può essere basso, per le aziende si parte da un minimo di 5,10€/mese + Iva. 
Solitamente viene riconosciuto uno sconto intorno al 20% per i rivenditori, quindi questo 20% sarà il massimo del tuo margine nella rivendita del servizio. Ricorda che tutti i tuoi competitor offrono il servizio Microsoft 365 esattamente nella stessa modalità con coi lo offri tu. Sicuramente fra i tuoi competitor ce ne saranno molti che sono disposti ad ottenere un margine inferiore del 20%, instaurando una guerra dei margini al ribasso che beneficia solo Microsoft, lasciando te con un pugno di mosche. 
Se invece la tua azienda sviluppa un servizio complementare a Microsoft 365, come per esempio un sistema di backup che si integra perfettamente con il resto degli applicativi, allora sicuramente rivendere a Microsoft è la soluzione migliore perché così facendo distribuirai anche il tuo servizio integrativo.

Curiosità

Lo sapevi che per migrare i servizi di Microsoft dal tuo pannello di controllo, a quello del tuo competitor (caselle email comprese) è sufficiente cambiare un codice identificativo?
Un’operazione da 10 minuti scarsi. 
Si vede proprio che Microsoft ci tiene a te!