Come creare una firma email HTML professionale

Utilizzare una firma email personalizzata è uno di quei dettagli, spesso sottovalutati, che aggiungono professionalità e rafforzano la credibilità di un’azienda.

Molto spesso non viene percepita l’importanza di creare e utilizzare firme email professionali, non inserendo nulla in calce ai messaggi o, peggio, aggiungendo firme mal formattate, con dati mancanti, errori di codice o immagini allegate estremamente pesanti, non comprendendo come questo restituisca, agli occhi del destinatario, un’immagine poco professionale dell’azienda.

È quindi importante creare e utilizzare una firma email personalizzata e professionale, appositamente creata che faccia trasparire la professionalità e la competenza dell’azienda.

Nel farlo occorre però tenere presenti alcune buone pratiche che riguardano tanto le informazioni da inserire, quanto il markup HTML e il design.

Quali informazioni inserire in una firma email aziendale

Una firma email professionale è come un biglietto da visita digitale: dice alle persone con chi hanno a che fare.

Nella sua forma più elementare, una firma email professionale include informazioni personali come nome, ruolo, numero di telefono, indirizzo email ecc.

Ma può anche diventare un vero e proprio canale di comunicazione e marketing, includendo, ad esempio, il logo aziendale, banner promozionali o collegamenti ai social network dell’azienda.

Una firma email bene costruita è quindi molto di più delle semplici informazioni di contatto del mittente, mette in mostra tutta l’azienda, per questo bisogna scegliere con cura le informazioni da inserire:

NOME E COGNOME
Oltre il 30% delle firme non include il nome del mittente, cosa che si riflette negativamente sull’immagine dell’azienda, e molte riportano solo il nome, cosa assai poco professionale, è quindi buona norma inserire sempre il nome completo del mittente.

RUOLO
Aggiungere il ruolo del mittente aiuterò i destinatari a comprendere meglio che chi stanno dialogando, la struttura dell’azienda e il modo in cui opera.

LOGO AZIENDA
È importante inserire il logo (o il semplice nome) dell’azienda non solo per aiutare i destinatari ad orientarsi nella comprensione del messaggio, ma per dare risalto alla professionalità e al valore del proprio brand.

NUMERO DI TELEFONO
È sempre bene inserire un numero di telefono, fisso o cellulare che sia, comprensivo di prefisso internazionale, per affermare l’esistenza reale e la serietà dell’azienda.

INDIRIZZO EMAIL
Aggiungere un indirizzo email alla firma non è inutile, come si possa pensare. Non tutti i client di posta infatti mostrano l’indirizzo email del mittente per intero, inserirlo quindi nella firma del messaggio può aiutare il destinatario ad orientarsi, specie all’interno di una conversazione.

SITO WEB
Aggiungere un collegamento al sito web dell’azienda è un ottimo modo per ottenere ulteriore traffico online, soprattutto considerando il numero di email che si invia ogni giorno.

COLLEGAMENTI AI SOCIAL MEDIA
Inserire i collegamenti dei social network principali dell’azienda è un buon modo per promuovere i vari contenuti ad pubblico potenzialmente interessato ad essi.

BANNER PROMOZIONALI
Includere banner per promuovere prodotti, servizi ed eventi è buon modo per raggiungere le persone giuste al momento giusto. L’importante è non esagerare!

Inserire le giuste informazioni è solo però una parte del lavoro, occorre infatti che tali informazioni siano presentate correttamente con il giusto design e per farlo bisogna scrivere qualche riga di HTML, ma se proprio non ci si vuole “sporcare” le mani si può sempre usare uno dei tanti tool disponibili online che permettono di creare firme da template pre impostati, scaricando poi il codice HTML generato.

Come creare una firma email HTML

Creare una firma HTML personalizzata non è così difficile come sembra, se si seguono alcune semplici buone pratiche che ci aiutino a risolvere le eventuali complicazioni causate dai vari client di posta elettronica, basta avere una minima conoscenza di HTML e CSS e il gioco è fatto!

Usa le tabelle!

La prima regola d’oro nel creare una firma HTML è: usa le tabelle!
A differenza della maggior parte dei prodotti informatici, infatti, i sistemi di rendering delle email sono rimasti un po’ indietro (sopratutto quelli di Outlook 2007/2010/2013) e non sempre supportano il più recente markup HTML o i CSS più complessi.
È quindi buon norma scrivere il codice in modo più semplice e “vintage” possibile.

Come per qualsiasi altro file HTML, tutto i tag presenti nella firma devono essere necessariamente aperti e chiusi, e tutto il codice della firma dovrà essere racchiuso all’interno di un tag <table> a cui è buona norma assegnare una larghezza fissa (generalmente 500/600px), per creare un design coerente su tutti i client di posta, al cui interno inseriremo un tag <tbody> seguito dai tag <tr> (riga) e <td> (cella).

<table width="600" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0">
  <tbody>
    <tr>
      <td>
        ...
      </td>
    </tr>
  </tbody>	
</table>

Inserisci lo stile in linea

Una volta creato il contenitore per aggiungere le informazioni basterà inserire il contenuto all’interno di più tag paragrafo <p> inseriti dentro uno o più tag <tr> e <td>, aggiungendo in linea lo stile che si vuole utilizzare per il testo.

<table width="600" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0">
  <tbody>
    <tr>
      <td>
        <p style="margin-top: 0; margin-bottom: 8px; font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 20px; line-height:1; color: #42017C; text-align:left;">
          <b>Jane Doe</b>
        </p>
	 
        <p style="margin-top: 0; margin-bottom: 16px; font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 14px; line-height:1; color: #000000; text-align:left;">
	  Project manager
	</p>
      </td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

Per evitare problemi e risultati indesiderati è bene inserire lo stile che si vuole dare ai contenuti direttamente in linea, evitando l’uso di proprietà CSS troppo “moderne” e cercando di mantenere una certa coerenza visiva a strutturale.
Sebbene questo renda la scrittura del codice piuttosto ripetitiva e noiosa, ci salverà dalle possibili e probabili rimozioni di codice non “essenziale” fatte dai sistemi di rendering mail.

Per lo stesso motivo è sempre meglio utilizzare font generici (es. Arial, Helvetica, sans-serif) installati su tutti i computer, al posto di font più particolari, come quelli reperibili su Google Font, che non essendo presenti sui computer in modo predefinito richiedono di essere inclusi nel nostro codice, con il rischio che l’inclusione venga ignorata dai sistemi di rendering.

Immagini, il grande dilemma

Sebbene le immagini siano molto utili per arricchire il contenuto delle nostre email e, nel caso di una firma aziendale, utilissime a rafforzare la brand identity, quello tra immagini ed email è da sempre un rapporto di amore odio.

Nonostante sia possibile inserire immagini all’interno dei messaggi email, infatti, queste non vengono però trattate da vari client e server allo stesso modo: alcuni sono più propensi a scaricarle altri meno, cosa che rende l’utilizzo delle immagini non sempre facile e, a volte, controproducente.

Problema che però, nel caso di un logo aziendale in una firma email, quindi di un’immagine relativamente ridotta e semplice, possiamo aggirare preparando adeguatamente l’immagine alle dimensioni desiderate per poi codificarla in Base64 attraverso uno dei molti tool reperibili online.

Così facendo otterremo una stringa (spesso molto lunga) da inserire direttamente all’interno del src di un tag img, a cui assegneremo, sempre in linea, lo stile che desideriamo.

<table width="600" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0">
  <tbody>
    <tr>
      <td>
        <img style="width: 159px; height: 32px; border:0; outline:none; text-decoration:none;" width="159" height="32" border="0" src="data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAAJ8AAAAgCAYAAAAMh6pAAAAABGdBTUEAALG ... YII=">
      </td>
    </tr>		
  </tbody>
</table>

Seguendo queste poche e semplici buone pratiche potremmo così creare firme HTML efficaci e professionali per le nostre email aziendali.

Testare una firma HTML

Una volta creata la nostra firma HTML, prima di iniziare ad inviare messaggi, è bene testare il nostro codice per evitare spiacevoli inconvenienti e figuracce.

Per fare ciò posiamo iniziare ad inviare email da un account di test, analizzando il risultato nei client mail più diffusi (cosa non sempre possibile e molto dispendiosa in termini di tempo), o utilizzare un tool online come Anteprima firma messo a punto dal team di Qboxmail, che oltre ad analizzare la validità del nostro codice, ci mostrerà anche un’anteprima della firma, così da avere un’idea più chiara delle eventuali modifiche da fare.

Un tool totalmente gratuito, che ci semplificherà non poco l’attività di test e debug, raggiungibile all’indirizzo: www.qboxmail.it/toolbox/anteprima-firma/

Come usare una firma email aziendale

Idealmente una firma aziendale dovrebbe essere usata da tutti i vari componenti dell’azienda, così da rafforzare la coerenza della comunicazione e dell’identità aziendale.

Non sempre però i vari attori aziendali hanno la sensibilità per comprendere l’importanza di una firma aziendale coerente, così come non tutti hanno le capacità tecniche o il tempo necessario per impostare tale firma per i loro messaggi email.

Gli sforzi fatti per creare un firma email personalizzata, che dia maggiore professionalità e credibilità al marchio aziendale, rischiamo quindi di essere vanificati dal fattore umano, ma fortunatamente esistono sistemi di gestione delle email aziendali, come quello sviluppato da Qboxmail, il cui scopo e vantaggio è proprio quello di centralizzare la gestione delle email dell’azienda, ivi compresa la gestione delle firme email.

Dal pannelli di controllo di Qboxmail sarà infatti possibile aggiungere a tutti gli account di un dominio il template creato per la nostra firma HTML con un solo semplice click, lasciando poi ai singoli utenti la possibilità di modificare i propri dati di contatto.

Una firma email personalizzata, ben congegnata e scritta rappresenta un utile strumento per rafforzare l’immagine di professionalità e serietà di un’azienda, strumento che diventa ancora più potente se associato a sistemi avanzati di gestione delle email aziendali come i servizi di Qboxmail.

Se sei una web-agency o un rivenditore e vuoi provare un nuovo modo semplice e veloce per in maniera centralizzata le firme nelle email dei tuoi clienti iscriviti alla prova gratuita di 30 giorni di Qboxmail.