Gestire al meglio più account email e le firme personalizzate

Oggi, sopratutto in ambito aziendale, le email sono sempre più uno strumento centrale nella gestione delle relazioni lavorative e spesso ci si scontra con l’esigenza di gestire più account email contemporaneamente, o di permettere a più utenti di accedere e rispondere ai messaggi contenti in un singolo account email aziendale (amministrazione, servizio clienti, marketing ecc.).

Un’esigenza dettata dalla necessità di organizzazione al meglio il flusso di lavoro, che però può essere fonte di stress per gli utenti, costretti a ricordare molteplici password e saltare quotidianamente da un account all’atro, nonché sfociare in possibili falle di sicurezza causate da password condivise o dall’impossibilità di risalire all’autore effettivo di una determinata azione.

Avere a disposizione strumenti professionali per gestire al meglio più account email è quindi fondamentale per evitare problemi e rendere il flusso lavorativo degli utenti meno stressante.

Per questo a Qboxmail abbiamo messo a punto un sistema di gestione delle identità che, partendo dal presupposto che l’account email di un utente debba essere univoco e personale, permette comunque ai singoli di gestire molteplici account dalla propria casella di posta.

Cosa sono le identità e come usarle

Le identità consento agli utenti di gestire più indirizzi email comodamente dal proprio account aziendale personale, permettendo di leggere e rispondere ai messaggi inviati agli indirizzo email a esse associati.

La creazione di un’identità viene gestita in modo automatico al momento dell’aggiunta di un indirizzo di inoltro a un account o alla creazione di un email / dominio alias, per far sì che l’utente possa immediatamente iniziare a ricevere e rispondere ai messaggi a essa collegati.

In questo modo nel momento in cui si risponde a un messaggio l’identità corrispondente verrà automaticamente pre selezionata come indirizzo mittente, ma sarà comunque possibile modificare l’identità di invio scegliendo tra quelle presenti, come nel caso della composizione di un nuovo messaggio.

Una volta selezionata l’identità verrà automaticamente aggiunta al messaggio anche la firma personalizzata a essa associata, se presente.

È inoltre possibile scegliere, dalle impostazioni della Webmail di Qboxmail, se far sì che il messaggio a cui un collega risponde arrivi anche a tutti gli altri account associati a quella stessa identità o gruppo. In questo modo tutte le persone, appartenente a una funzione aziendale (ad esempio amministrazione@AZIENDA) potranno continuare a ricevere le email scambiate, anche se a rispondere al messaggio non sono loro.

Firme personalizzate e identità

La possibilità di gestire identità multiple consente anche agli utenti di creare una firma personalizzata per ognuna di esse, così da dare alle mail un tono professionale, accrescendo la reputazione e l’autorevolezza della propria azienda.

Per creare una firma personalizzata collegata a una identità basta accedere alle Impostazione della Webmail di Qboxmail, seleziona la voce Firme nella barra laterale e seguire pochi semplici passaggi:

1. Selezionare l’identità a cui vuoi associare la firma tra quelle disponibili.
2. Inserire il nome da associare all’identità.
3. Aggiungere il corpo della firma.
4. Cliccare sul pulsante Aggiungi firma per aggiungerla alla lista delle firme disponibili.
5. Salvare le modifiche cliccando sul pulsante Salva in altro a destra.

Avere a disposizione un sistema avanzato delle identità, collegate agli indirizzi email, permette quindi non solo di semplificare la vita degli utenti, ma anche di mettere a riparo l’azienda da possibili problemi di sicurezza, trasmettendo inoltre un senso di professionalità e serietà grazie alle firme personalizzate a esse collegate.