Disattivazione Casella Email: nuova funzionalità per la compliance sulla Privacy
Le linee guida del Garante Privacy Italiano stabiliscono in modo chiaro come deve essere gestita la casella email di un ex dipendente. Qboxmail ha introdotto la nuova funzionalità di Disattivazione Casella Email in modo che i nostri clienti possano essere in regola con queste linee guida.
Il Garante Privacy stabilisce infatti che quando un dipendente lascia l’azienda la sua casella email deve essere disattivata, ovvero resa inaccessibile ed impossibilitata nel ricevere nuovi messaggi, inoltre a chi scrive deve tornare indietro un messaggio di rimbalzo (bounce), che riporta un indirizzo email alternativo a cui inviare le comunicazioni diretta all’ex dipendente. Il tutto al fine di tutelare la riservatezza delle comunicazioni dell’ex dipendente e di terzi:
Con riferimento ai trattamenti effettuati sulla posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro, si ritiene che, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, gli account riconducibili a persone identificate o identificabili debbano essere rimossi previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all´attività professionale del titolare del trattamento. L´interesse del titolare ad accedere alle informazioni necessarie all´efficiente gestione della propria attività, pertanto, deve essere contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori nonché dei terzi.
Il garante stabilisce anche la possibilità di conservazione, per un tempo limitato, del contenuto delle email dell’ex dipendente:
per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti di cui all´art. 160, comma 6 del Codice
La funzionalità di Disattivazione Casella Email, introdotta da Qboxmail, permette di eseguire esattamente queste azioni, infatti:
- registra l’azione di disattivazione/riattivazione nell’apposito Registro
- inibisce l’accesso alla casella email
- impedisce di ricevere nuovi messaggi email
- permette di impostare un messaggio di rimbalzo personalizzato
- invia a chi scrive alla casella disabilitata un messaggio di notifica
Al fine di garantire anche eventuali necessità e diritti dell’azienda, ad esempio in caso di contenzioso legale, il contenuto della casella email sottoposta a disattivazione può essere archiviato per un tempo limitato, e reso accessibile, con registrazione degli accessi, a persone qualificate in caso di necessità.
Inoltre la disattivazione delle caselle email rispetta la gerarchia dei ruoli, quindi una casella disabilitata dal ruolo Customer non può essere riabilitata o cancellata da un ruolo con privilegi inferiori, ad esempio Manager o Postmaster.
Una casella email disattivata può essere riattivata, tornando quindi nuovamente accessibile o cancellata definitivamente.
La funzionalità è subito disponibile per tutti gli utenti dal pannello di controllo e tramite API.