Server Mail On-Premise e in Cloud: ecco le differenze 

Avvalersi di un Server Mail On-Premise oppure in Cloud?
Qual è la soluzione migliore per la tua azienda?
In cosa consistono le differenze tra le due configurazioni?
Chiariamo le differenze fondamentali tra le due tipologie di servizio, offrendo un quadro chiaro delle definizioni, delle differenze operative e delle ragioni che portano alla scelta tra un Server Mail On-Premise o in Cloud.

Proviamo a semplificare la tua scelta, ponendoti davanti entrambe le soluzioni descrivendole da un punto di vista oggettivo.

On-Premise

L’On-Premise rappresenta un metodo di hosting e gestione dei software, dei dati e dei sistemi IT in cui le risorse sono installate ed eseguite su server fisici all’interno o di proprietà dell’azienda stessa. Piuttosto che affidarsi a servizi erogati da terzi, l’organizzazione assume la responsabilità dell’acquisto, della manutenzione, degli aggiornamenti, della sicurezza e della gestione globale dei sistemi, sia dal punto di vista dell’hardware che del software.Questo modello offre un maggiore controllo e una personalizzazione approfondita, ma spesso richiede un investimento iniziale significativo in hardware, software e competenze tecniche per metterlo in produzione e mantenerlo correttamente operativo.

Mail Server On-Premise

L’utilizzo di un servizio email On-Premise indica un metodo di hosting e gestione delle email all’interno dell’infrastruttura IT dell’azienda stessa. Un server di posta elettronica “on-premise” viene installato, configurato e gestito all’interno dell’infrastruttura di un’organizzazione, di solito direttamente presso la sede fisica dell’azienda o in uno spazio all’interno di un data center provider.

I server email On-Premise di solito si basano su sistemi operativi Linux con Postfix e Dovecot (ad esempio Iredmail) oppure su sistemi Windows ed Exchange Server.
Le licenze per sistemi Linux open-source possono essere a basso costo o addirittura gratuite, mentre quelle per Exchange Server possono essere molto costose. Inoltre, vanno considerati i costi di hardware, consumo energetico per l’alimentazione e il raffreddamento, e i costi di manutenzione da parte di un esperto sistemista

Alcune caratteristiche del server mail On–Premise

1. Installazione locale: In un server di posta elettronica On-Premise, il software del server di posta (come Microsoft Exchange, Postfix, Dovecot, …) è installato su un server fisico o virtuale situato presso l’organizzazione.
2. Controllo completo: Con un server di posta elettronica On-Premise, l’azienda ha il controllo completo sull’intero sistema, inclusa la configurazione, la sicurezza, l’archiviazione dei dati e la manutenzione.
3. Personalizzazione: L’azienda può personalizzare completamente il proprio server di posta elettronica per soddisfare esigenze specifiche, inclusa la gestione delle caselle di posta di grandi dimensioni, delle regole di backup e dei filtri antispam ed antivirus.
4. Responsabilità di gestione: L’organizzazione è responsabile della gestione, della manutenzione e degli aggiornamenti del software (sistema operativo e mail server). Questo può richiedere risorse significative in termini di tempo, competenze, personale e budget per garantire un funzionamento affidabile e sicuro.
5. Costi: Sebbene i costi iniziali per l’acquisto e l’installazione di un server di posta elettronica on-premise possano essere significativi, nel tempo potrebbero essere inferiori rispetto ai costi ricorrenti associati ai servizi di posta elettronica basati su cloud, specialmente per organizzazioni con un gran numero di utenti.
6. Sicurezza: L’organizzazione ha il controllo (e l’onere) diretto sulla sicurezza dei dati della posta elettronica, inclusa la crittografia, la protezione da attacchi informatici e la conformità normativa.

Il Cloud

Il Cloud, o Cloud Computing, si riferisce alla fornitura di vari servizi informatici (come server, archiviazione, database, software di analisi, crm, fatturazione, email) tramite Internet (“il Cloud”). Queste risorse possono essere rapidamente rese disponibili con grande flessibilità e a prezzi legati solo all’effettivo consumo.

Mail Server in Cloud

Un mail server in cloud è un sistema di posta elettronica ospitato su una piattaforma Cloud anziché su un server fisico locale. Le aziende possono scegliere di utilizzare piattaforme cloud ampiamente utilizzate come Amazon Web Services(AWS), Microsoft Azure o Google Cloud Platform (GCP) per ospitare il proprio mail server.

Oppure, possono optare per l’acquisto di servizi SaaS di posta elettronica, calendario e contatti da provider come Qboxmail, Gmail for Business o Microsoft 365, che offrono un’infrastruttura cloud per le aziende.

Email Hosting in Cloud

L’hosting della posta elettronica in Cloud è simile al concetto di mail server in cloud. 

E’ un servizio offerto da provider che ospitano l’infrastruttura di posta elettronica su una propria infrastruttura e piattaforma. 

Questi servizi includono la gestione delle caselle di posta, la sicurezza antivirus ed antispam, la gestione degli account utente, la manutenzione del server e altro ancora.

La soluzione in Cloud libera l’azienda dal peso della gestione diretta dell’infrastruttura, delegando al fornitore responsabilità della manutenzione, degli aggiornamenti, della sicurezza e dello sviluppo di nuove funzionalità.

L’Email Hosting in Cloud offre un modello di pagamento basato sull’utilizzo, con costi distribuiti nel tempo e legati al consumo (di solito il numero di caselle email attive).

Ci sono diversi vantaggi nell’optare per un Mail Server in Cloud, tra cui:

• Scalabilità: I servizi cloud possono essere facilmente scalati per adattarsi alle esigenze dell’organizzazione, sia in termini di spazio di archiviazione che di numero di utenti
• Accessibilità: Gli utenti possono accedere alla loro posta elettronica da qualsiasi luogo e dispositivo con una connessione internet, rendendo la posta elettronica sempre accessibile e flessibile
• Affidabilità: I provider di servizi cloud spesso offrono garanzie di uptime elevate e dispongono di infrastrutture ridondanti per garantire i backup e l’affidabilità del servizio
• Aggiornamenti e manutenzione: La manutenzione dei server e gli aggiornamenti del software sono gestiti dal provider di servizi cloud, sgravando il carico di lavoro dell’azienda in termini di gestione dell’infrastruttura

Differenze sostanziali

	Server mail On-Premise	Server mail in Cloud
Luogo di conservazione dei dati	Le risorse di posta elettronica sono ospitate all’interno dell’azienda stessa, solitamente su server fisici	Le risorse di posta elettronica sono ospitate su server remoti gestiti da un provider di servizi Cloud
Costi	Costi iniziali più elevati per l’acquisto, la configurazione e la manutenzione dell’infrastruttura di posta elettronica	Modello di pagamento flessibile basato sull’utilizzo, con costi distribuiti nel tempo e adattati al consumo effettivo
Controllo e personalizzazione	Maggior controllo e la possibilità di personalizzazione delle funzionalità e delle politiche di sicurezza	Livello di controllo e personalizzazione connesso alle opzioni fornite dal provider di servizi cloud
Sicurezza	Completo controllo e responsabilità sulla sicurezza e sull’affidabilità del sistema di posta elettronica	Gestita dal provider di servizi cloud, con cui l’azienda condivide la responsabilità di garantire la conformità alle normative di sicurezza
Aggiornamenti	Aggiornamenti e manutenzione del sistema gestiti internamente dall’azienda, richiedendo l’impegno di personale dedicato	Aggiornamento e manutenzione del sistema gestiti dal provider di servizi cloud, riducendo il carico di lavoro interno dell’azienda
Flessibilità	La scalabilità del sistema di posta elettronica può essere limitata e costosa da espandere, richiedendo investimenti aggiuntivi in hardware	Masismo livello di flessibilità e scalabilità, con adattamento delle risorse di posta elettronica alle proprie esigenze in evoluzione

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