Crea messaggi predefiniti e personalizzati con la Webmail

Una gestione pratica e funzionale delle email agevola le comunicazioni aziendali e favorisce lo scambio diretto e corretto di dati e informazioni.

Nell’ottica di garantire sempre la miglior esperienza d’uso della email aziendale, abbiamo sviluppato alcune funzionalità della Webmail in grado di renderla sempre più utile e smart.

Una delle funzionalità avanzata della Webmail di Qboxmail sono i messaggi predefiniti, utili per semplificare la composizione di email ricorrenti, come conferme di prenotazioni o risposte a richieste di informazioni.

Immaginiamo, ad esempio, una struttura ricettiva che voglia gestire quasi automaticamente le risposte alle richieste di informazioni e invii conferme di prenotazioni tramite email.

L’utilizzo intelligente di modelli email e firme personalizzate, può portare a una comunicazione più efficiente e professionale con gli ospiti, migliorando l’esperienza complessiva di soggiorno e consolidando la reputazione del marchio.

Modelli Email: semplificare la composizione delle email ricorrenti

I modelli email, presenti nella Webmail di Qboxmail, sono uno strumento potente che semplifica la composizione di email ricorrenti.
Quando crei un nuovo messaggio, accedi alla sezione “Modelli email” e clicca su “Nuovo Messaggio”.
Imposta il tuo messaggio email predefinito specificando il nome identificativo, l’indirizzo mittente, l’oggetto, il testo e gli eventuali allegati.

I modelli possono essere particolarmente utili per aziende che devono inviare ai propri utenti email simili fra di loro, come informazioni sulle prenotazioni o risposte a domande frequenti.
Dopo aver salvato almeno un modello, durante la composizione di un nuovo messaggio, puoi facilmente accedere ai tuoi modelli email e selezionare quello desiderato dall’elenco visualizzato. Ogni dettaglio del messaggio può essere modificato prima dell’invio, garantendo la massima flessibilità.

Impostazioni dei modelli email in base al piano

A seconda del piano del tuo dominio attivo su Qboxmail, hai diverse opzioni per la configurazione dei modelli email. 
I piani Basic, Professional ed Enterprise offrono un numero crescente di modelli configurabili, un limite di allegati e una dimensione massima del messaggio. 

Come realizzare un modello email

Breve esempio di come realizzare un modello email

Breve esempio di come realizzare un modello email

Esempio pratico: come sfruttare i modelli email e le firme personalizzate per una struttura ricettiva

1. Modelli per conferme prenotazioni:
I modelli email possono essere utilizzati per creare conferme di prenotazioni standard. L’hotel, b&b, o home rental, può definire un modello con le informazioni standard, come la data di prenotazione, il numero di notti, e le eventuali richieste speciali.Le firme personalizzate possono aggiungere un tocco professionale alle conferme, inclusi dettagli come i recapiti telefonici, link alle politiche di cancellazione e persino un ringraziamento personalizzato.

2. Modelli per risposte automatiche alle richieste di informazioni:
In fase di ricerca attiva di struttura per vacanza o fine settimana, capita che il cliente contatti l’hotel o il proprietario per avere alcune informazioni importanti ai fini della scelta.
Con la Webmail di Qboxmail, puoi creare modelli email per rispondere automaticamente alle richieste di informazioni standard, come dettagli sul servizio, aggiunta letti, possibilità di portare un animale, tariffe e politiche di cancellazione.
Le firme personalizzate possono includere link diretti al sito web della struttura ricettiva, ai profili dei social media e dettagli di contatto.

3. Modelli per gestione efficiente delle comunicazioni:
Utilizza i modelli email per semplificare la gestione delle comunicazioni di routine.
Invia messaggi di promemoria della prenotazione o del saldo del soggiorno, scrivi email di benvenuto o di ringraziamento.

Evitare l’errore di usare l’inoltro per modificare ed inviare un nuovo messaggio

Desideriamo condividere un consiglio che può rendere le comunicazioni via email più professionali. 

In molte occasioni, capita di aver bisogno di inoltrare un messaggio già inviato per condividerlo con altri destinatari.

Per garantire una presentazione impeccabile e trasmettere un’immagine di professionalità, è possibile sfruttare la funzionalità di inoltro della nostra Webmail in modo intelligente, scegliendo l’opzione “Invia come nuovo”.

Questa piccola, ma significativa caratteristica permette di evitare di cadere in errore quando si inviano email inoltrate a volte in maniera frettolosa, risparmiando al mittente l’imbarazzante FWD in oggetto e l’intestazione del messaggio inviato precedentemente.

La funzione della Webmail “invia come nuovo” contribuisce a proiettare un’immagine di efficienza e professionalità, garantendo che ogni messaggio inviato risulti fresco, pertinente e specifico per ogni destinatario.

Con l’utilizzo dei modelli email, risparmi tempo prezioso semplificando la composizione dei messaggi per ottimizzare la tua comunicazione aziendale.

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