Differenza fra Backup ed Archiviazione delle Email
Le email sono sempre più un contenitore di informazioni vitali per le aziende. Dai contratti, alle conferme d’ordine fino alla fatturazione, tutto passa prima o poi tramite il canale delle email. Per questo è importante avere la sicurezza che anche in caso di problemi tecnici ai PC, o errore umano se una email, o un intera casella, viene persa o cancellata per errore ci sia la possibilità di recuperare i dati persi.
La prima soluzione è quella del backup delle email. Che sia fatto internamente all’azienda o dal provider che offre il servizio, il backup permette di ripristinare la situazione, della casella, come era ad un certo istante nel passato. Questo però non garantisce che sia possibile recuperare tutte le email cancellate. Immaginiamo che il backup venga eseguito ogni giorno alla mezzanotte (ore 0.00), le email che riceverò dopo che il backup è stato eseguito non sono quindi presenti al suo interno. Se cancello, per errore, tutte le mie email la sera alle 18.00 anche ripristinando l’ultimo backup avrò perso quelle ultime 18 ore di comunicazioni. Se il backup invece che giornaliero fosse settimanale il rischio è di perdere fino ad un intera settimana di dati. Inoltre tutti i backup hanno uno storico, supponiamo 14 giorni. Se mi accorgo di aver cancellato dei messaggi importanti dopo 15 giorni ormai sono persi definitivamente. Infine un backup per essere recuperato deve essere prima individuato, recuperato, scompattato e ripristinato da un tecnico competente e questa operazione richiederà tempo ed avrà probabilmente un costo.
Un sistema di archiviazione delle email (detto anche Journaling) funziona in maniera diversa dal backup in quanto salva, in una casella gemella (in genere accessibile in sola lettura) tutto il flusso delle email, sia inviate che ricevute, nell’esatto momento in cui queste transitano dal server. Inoltre un sistema di archiviazione delle email in genere contiene uno storico di molti anni indietro consentendo di recuperare oggi un messaggio magari cancellato lo scorso anno. Altro vantaggio di un sistema di archiviazione è la possibilità di eseguire il recupero delle email cancellate direttamente dall’utente. Molti servizi di archiviazione delle email offrono infatti un interfaccia dove l’utente può sfogliare e ricercare le sue email per poi eseguire in autonomia il loro ripristino.
Questo confronto non vuol dire che sia inutile fare i backup, anzi vanno fatti sempre, ma vuole spiegare perchè per un flusso di dati come quello delle email il solo backup potrebbe non essere sufficiente a recuperare quello che l’utente si aspetta di riavere indietro.
Al momento i clienti di Qboxmail possono richiedere il recupero dai backup delle loro email cancellate per errore. A breve sarà inoltre presentato il nostro nuovo servizio di “Archivio Sicuro delle Email” che consentirà di avere un archivio email con spazio illimitato ed uno storico fino a 10 anni.