Verso il cambiamento: ci trasferiamo!

Chi ha detto che il trasloco del proprio ufficio sia solo caos e scatoloni?
È un’ottima occasione per fare decluttering di scartoffie, penne esaurite e per ritorvare oggetti smarriti in anditi nascosti di cassetti e armadietti.

E, in effetti, tra penne, pennine, blocchi ed evidenziatori, abbiamo fatto una bella selezione. 

Come la vita stessa, le aziende attraversano fasi di cambiamento. Il trasloco del nostro ufficio è una nuova tappa nel nostro percorso, un capitolo che si apre con entusiasmo e nuove opportunità.

Affrontare il trasloco non è stato semplice: svuotare il vecchio ufficio e continuare a lavorare con efficienza ha richiesto organizzazione. Nonostante le sfide, siamo riusciti a mantenere i nostri impegni, anche se momentaneamente “nomadi delle scrivanie”.

Il vecchio ufficio ormai era un po’ troppo stretto e gli spazi iniziavano a non essere più sufficienti per nuove esigenze e nuovi ruoli: la scelta di una nuova sede, è avvenuta proprio in base a queste necessità di spazi più ampi, una sala conferenza e un angolo che da tempo volevamo dedicare alla zona relax.

Il cambio sede ha richiesto una pianiIl trasloco ha richiesto una pianificazione attenta e una gestione efficace per garantire una transizione senza intoppi.

Un trasloco si rivela sempre faticoso, perciò una lista dettagliata di punti da seguire per sapere come organizzarsi al meglio può alleviare lo stress associato a quello che sarà senza dubbio un periodo molto impegnativo. 

Allo scopo di ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni e della produttività del team, abbiamo buttato giù una checklist in grado di illustrare i principali fattori da considerare prima, durante e dopo il cambio di sede aziendale.

3-6 Mesi Prima del Trasloco:

1. Definisci il budget: Stabilisci un budget dettagliato per il trasloco, includendo costi di noleggio, logistica, ristrutturazioni e servizi professionali.
2. Individua la data o il periodo migliore per il trasloco: Fissa una data di trasloco e lavora verso questa scadenza.
3. Valuta le esigenze di spazio: Determina le dimensioni e la disposizione del nuovo ufficio in base alle esigenze aziendali.
4. Seleziona il nuovo spazio: In base a esigenze, distanze, progetti e obiettivi, valuta i vari preventivi e scegli l’opzione che più è in linea alle necessità dell’impresa
5. Comunica con il personale: Informa i dipendenti del trasloco e coinvolgili nel processo.
6. Progetta l’arredamento: Inizia a pensare all’arredamento, considerando cosa mantenere, acquistare o noleggiare.

2-3 Mesi Prima del Trasloco:

1. Pianifica la Logistica: Identifica le esigenze di trasporto, stoccaggio e distribuzione dei mobili e degli apparecchi.
2. Seleziona i Fornitori: Scegli i servizi di trasporto, noleggio e movimentazione.
3. Ordina il nuovo arredamento: Scegli e ordina i mobili per il nuovo spazio.

1 Mese Prima del Trasloco:

1. Pianifica l’IT: Assicurati che l’infrastruttura IT sia pronta nel nuovo ufficio.
2. Elenca le attrezzature e i materiali: Prepara un inventario di tutto ciò che deve essere trasferito e valuta cosa eliminare o sostituire.

2-4 Settimane Prima del Trasloco:

1. Prepara gli appaltatori: Assicurati che i fornitori siano a conoscenza della data e dell’orario del trasloco.
2. Confeziona: Imballa oggetti e documenti non essenziali, etichetta tutte le scatole con il loro contenuto e la destinazione.
3. Prepara le mappe di pianificazione: Crea mappe e piani dettagliati del layout del nuovo ufficio per semplificare il processo di allestimento.

1-2 Settimane Prima del Trasloco:

1. Aggiorna l’indirizzo: Cambia l’indirizzo della tua azienda su materiali di marketing, sito web, letterhead e documenti.
2. Trasferisci le utenze: Assicurati che i servizi siano pronti nel nuovo edificio.

3 Giorni Prima del Trasloco:

1. Conferma i dettagli: Verifica che tutti i dettagli stabiliti con i fornitori siano pronti.
2. Pianifica lo smontaggio e il montaggio: Assicurati che il personale sappia come smontare e rimontare i mobili e le attrezzature.

Giorno del Trasloco:

1. Sorveglia il trasloco: Verifica che tutto proceda come pianificato.

Dopo il Trasloco:

1. Ispeziona il nuovo ufficio: Controlla che tutto sia stato sistemato secondo il piano.
2. Organizza l‘ufficio: Assegna spazi e arredamento in modo efficace per massimizzare la produttività.
3. Comunica con i clienti e i fornitori: Informa i tuoi clienti e fornitori del nuovo indirizzo e delle nuove informazioni di contatto.
4. Rivedi il budget: Confronta i costi effettivi con il budget pianificato e analizza eventuali variazioni.
5. Raccogli feedback: Chiedi ai dipendenti e ai dirigenti feedback sul processo di trasloco per migliorare future operazioni.

Muoversi secondo la lista e tenere traccia dei vari punti si è rivelato utile facilitando il lavoro senza farci perdere in un bicchier d’acqua.
Se scegli di seguire questa checklist per il tuo trasloco, assicurati di adattarla alle necessità della tua azienda e del tuo team.