Email e documenti in cloud: con Qboxmail e Dropbox l’ufficio è smart
L’avvento dei servizi in Cloud offre l’opportunità di risparmiare sui costi dell’ufficio dismettendo i vecchi server fisici che un tempo consentivano di condividere documenti, email, rubriche e calendari.
Un servizio di condivisione file come Dropbox (ma ne esistono anche di aziende europee come hubiC) permette agli studi professionali di rendere accessibile i documenti di lavori a tutti i collaboratori anche se questi non sono fisicamente presenti in ufficio. I dipendenti possono aggiornare un documento Word anche se stanno lavorando da casa, Dropbox provvederà ad aggiornarlo automaticamente anche sui PC dell’ufficio di tutti i colleghi con cui è stato condiviso. Inoltre la condivisione delle cartelle, ad esempio per dividere le funzioni aziendali di Amministrazione, Clienti, Fornitori, è semplice ed anche la segretaria la può gestire, mentre con un server dedicato, Linux con Samba o Microsoft Small Business Server, richiede l’intervento di un tecnico.
Per non parlare del vecchio metodo di scambiarsi file via FTP, Drobox permette di condividere file con altri utenti semplicemente generando un link al file da scaricare che può essere inviato per email (il link, non il file!).
Ci sono poi le email, spesso scaricate via POP e quindi non condivisibili fra PC Desktop, Smartphone e Tablet. Anche qui un tempo era “di moda” installare un server email aziendale per condividere i messaggi all’interno dell’azienda, con l’obbiettivo di avere più spazio a disposizione rispetto ai pochi MegaByte (50 o 100) che il provider forniva. Una soluzione molto semplice ed economica per trasferire le email aziendali in Cloud è Qboxmail che con 8GB di spazio per ogni account email e la possibilità di accedervi via IMAP consente di mantenere sincronizzate le email fra PC e iPhone oppure consularle via Webmail.
Il vantaggio di IMAP è che tutte le email, inviate, ricevute ed anche le sotto cartelle, sono sempre accessibili e sincronizzate fra tutti i client email che accedono allo stesso account.
Da un punto di vista economico i costi di una soluzione in Cloud sono:
- 10€/mese per 1TB di spazio su Dropbox per la condivisione dei file
- 10€/mese per 10 account email con 8GB di spazio ciascuno per Qboxmail
che fa un totale di 240€/anno. Sicuramente molto più conveniente di un server fisico dedicato (sia che vogliate tenerlo in azienda o che lo noleggiate in qualche datacenter).
Con il Cloud si annullano tutti gli svantaggi del server aziendale:
- acquisto del server fisico
- corrente necessaria a mantenerlo accesso
- canone mensile annuo per la sua manutenzione
- necessità di un sistema di backup
- in caso di guasto si deve attendere la sua riparazione
E per chi teme i problemi di sicurezza dei dati? Ci sentiamo di poter dire che i vostri documenti e le email sono molto più sicuri in sistemi Cloud che non sui server aziendali.
I grandi provider di servizi Cloud dedicano molta attenzione ai temi della sicurezza ed implementano costantemente nuove protezioni e sistemi di backup.
Mentre in ufficio si tende ad installare un sistema di antivirus o firewall ma poi a dimenticarselo lì per anni, convinti che la sua sola presenza “fisica” sia sufficiente per difendersi dai moderni attacchi informatici. Ecco, niente di più sbagliato.