Conservazione log email aziendali: Qboxmail si adegua alla normativa

Il Garante della Privacy Italiano ha recentemente richiesto di ridurre la visibilità dei log delle email aziendali a 21 giorni, introducendo nuove regole.
Una novità, considerando che per legge i fornitori di servizi email in Cloud devono conservare i log del traffico telematico (compreso quello delle email) per un periodo molto più lungo, di circa 72 mesi.

Questa doppia esigenza normativa ha reso necessario da parte di Qboxmail uno studio approfondito. Abbiamo coinvolto consulenti legali e il nostro DPO per garantire una soluzione conforme alle normative e pratica per i nostri clienti. 

Per comprendere meglio il contesto normativo e il significato di questa richiesta, ti invitiamo a leggere il nostro approfondimento pubblicato lo scorso febbraio: Chiarimenti sul provvedimento del Garante sulla conservazione dei log email.

Vediamo insieme cosa significa questa novità, come Qboxmail si è adeguata e come puoi configurare le impostazioni.

Perché il Garante ha richiesto questa modifica?

Il Garante ha evidenziato l’importanza di limitare la visibilità dei log delle email aziendali per tutelare ulteriormente la privacy dei lavoratori. Per questo, ha chiesto di adeguare il periodo di conservazione dei log visibili a un massimo di 21 giorni.

Cosa abbiamo fatto per adeguarci

Dopo un’attenta analisi, abbiamo sviluppato una soluzione tecnica per la conservazione log email aziendali che rispetta sia la visibilità di 21 giorni richiesta dal Garante, sia il vincolo di archiviazione di 72 mesi. Questa soluzione rappresenta un equilibrio tra i due vincoli normativi, assicurando conformità e funzionalità.
Puoi configurare la visibilità dei log delle caselle email direttamente dal Pannello di Controllo di Qboxmail e impostare il periodo di visibilità scegliendo tra 21 o 30 giorni, in base alle esigenze della tua azienda e alla conformità richiesta dal Garante della Privacy.
Abbiamo reso questa opzione semplice da gestire per i titolari del trattamento dei dati (ad esempio, datori di lavoro), mantenendo la piena conformità alle normative.

Come funziona la configurazione dei log con Qboxmail

Puoi scegliere la durata della visibilità dei log tra due opzioni:

• 21 giorni (come richiesto dal Garante della Privacy).
• 30 giorni (impostazione predefinita per i domini esistenti).

Ecco come gestire queste impostazioni. sia per i domini esistenti che per i nuovi:

• Per i domini esistenti:
  • L’impostazione predefinita è 30 giorni
  • Se vuoi applicare il limite di 21 giorni, accedi al Pannello di Controllo, vai su
  Domini → Sicurezza → Visibilità Log Tracemail e modifica il valore
  • Per modifiche massive su tutti i tuoi domini, contatta il nostro team di supporto

• Per i nuovi domini:
  • La durata predefinita segue l’impostazione configurata nel tuo Account Amministratore:
  Amministrazione → Impostazioni → Generali → Visibilità Log Tracemail
  • Durante la creazione del dominio, questa impostazione non sarà visibile ma potrai aggiornarla successivamente

Perché è importante?

Avere uno strumento chiaro e personalizzabile significa poter garantire la piena conformità alle normative italiane senza complicazioni tecniche.
Questa funzione migliora la gestione della conservazione log email aziendali, garantendo conformità e sicurezza.
Puoi agire con maggiore consapevolezza e controllo, ottimizzando la gestione dei log senza rischiare di incorrere in violazioni regolamentari.

Se hai dubbi o hai bisogno di supporto, il nostro team è sempre a tua disposizione per aiutarti a configurare il tutto nel modo migliore!