Perché le email non arrivano? Scopri come i filtri automatici ostacolano il business

I filtri automatici dei principali provider email, progettati per proteggere gli utenti da spam e minacce informatiche, possono bloccare anche messaggi legittimi. Spesso, il mittente e il suo provider credono che il messaggio sia stato consegnato correttamente, mentre in realtà potrebbe essere stato cancellato silenziosamente

Questo fenomeno, crea problemi significativi nel contesto professionale, portando a ritardi, incomprensioni e persino danni reputazionali.

Crediamo che le “Big Tech” operino sempre correttamente nei confronti dell’utente, il che porta a sottovalutare altri fattori che possono influire sulla gestione e il recapito delle email.

Email non consegnata: un problema per le aziende e gli utenti

Immagina di inviare un preventivo importante a un cliente. L’email non arriva nella sua casella perché bloccata da un filtro. Il cliente potrebbe pensare che tu non abbia inviato il messaggio, interpretando la mancata comunicazione come un segno di inaffidabilità.

Il risultato?

• Ritardi nei progetti
• Tensioni nelle relazioni con i clienti
• Danni alla reputazione aziendale

Alcune aziende adottano strategie preventive, come richiedere una email di apertura da parte del destinatario per facilitare la consegna. Tuttavia, queste misure non sempre funzionano e possono risultare complesse per i clienti meno esperti.

Esempio di un messaggio consegnato ma cancellato dai filtri automatici di Microsoft

Di seguito riportiamo un esempio del log di un messaggio accettato con successo dal destinatario ma che Microsoft ha silenziosamente cancellato all’insaputa sia del mittente che del destinatario:

Impatto dei filtri automatici su aziende e privati

In ambito aziendale
Il mancato recapito di email importanti, come fatture o documenti tecnici, può interrompere flussi di lavoro e generare costi aggiuntivi.
La gestione algoritmica della posta agisce come un “filtro invisibile” che blocca messaggi senza lasciare traccia, creando un ostacolo imprevisto.
Un sistema di filtraggio poco trasparente rappresenta un vero ostacolo alla continuità operativa.

In ambito privato
Anche i privati subiscono gli effetti di un filtraggio inefficiente. Ad esempio, un referto medico non consegnato in tempo può rallentare diagnosi o trattamenti, con potenziali conseguenze sulla salute.

Verso una gestione più trasparente dei filtri email

L’automazione dei filtri email può facilitare la gestione della posta, ma per evitare il rischio di perdere messaggi, gli utenti dovrebbero mantenere il controllo delle proprie comunicazioni.
Una maggiore trasparenza sulle dinamiche dei filtri automatizzati, accompagnata da strumenti utili per gestire le eccezioni, può ridurre i rischi di comunicazioni perse, assicurando continuità nei flussi di lavoro.

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