Normative per le email aziendali: guida alla conformità

Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è una legislazione dell’Unione Europea che regola il trattamento dei dati personali delle persone all’interno dell’UE e dello Spazio Economico Europeo (SEE).
Questo regolamento stabilisce un insieme di principi e regole fondamentali che le aziende devono rispettare quando si tratta di gestire i dati personali degli individui, includendo quindi anche ciò che concerne le comunicazioni via email all’interno dell’ambito aziendale.

In primo luogo, le aziende devono essere trasparenti riguardo a come trattano i dati personali degli utenti, incluso quelli presenti nelle email aziendali. 
Queste informazioni devono essere comunicate attraverso una privacy policy facilmente accessibile e comprensibile.
Un altro principio chiave del GDPR è la minimizzazione dei dati: le aziende devono raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie per specifici scopi, e trattarle in conformità con questi.

Le aziende sono tenute a garantire la sicurezza dei dati personali contro perdite, furti, accessi non autorizzati o qualsiasi altro uso improprio. 
Questo include la protezione delle email aziendali da accessi non autorizzati attraverso l’implementazione di adeguate misure di sicurezza.

Il GDPR conferisce agli individui diversi diritti riguardo ai propri dati personali, inclusi quelli presenti nelle email aziendali, come:

• diritto di accesso
• diritto di rettifica
• diritto all’oblio
• diritto alla portabilità dei dati

Questi diritti devono essere rispettati e garantiti dalle aziende in conformità con la legislazione vigente.

Quali sono i dati coperti dal GDPR in tema di email aziendali?

Per quanto riguarda le email aziendali, i dati personali coperti dal GDPR possono includere:

1. Indirizzo email personale
   L’indirizzo email di un individuo è considerato un dato personale, specialmente se è un indirizzo personale e non legato al lavoro.
2. Nome e cognome
   Le persone coinvolte nelle comunicazioni via email possono essere identificate attraverso il loro nome e cognome.
3. Posizione lavorativa
   Se l’email contiene informazioni sulla posizione lavorativa di un individuo, come il titolo del lavoro o il dipartimento in cui lavora, queste informazioni possono essere considerate dati personali.
4. Contenuto dell’email
   Il contenuto delle email può includere una vasta gamma di informazioni personali, come opinioni, idee, progetti o dati personali condivisi durante la comunicazione.
5. Allegati
   Gli allegati alle email, come documenti o fogli di calcolo, possono contenere dati personali.
6. Metadati delle email
   Le informazioni associate alle email stesse, come l’indirizzo IP dell’invio o l’ora e la data dell’invio, possono essere considerate dati personali se possono essere utilizzate per identificare un individuo

Un qualsiasi indirizzo email aziendale generico (info@, amministrazione@) non rientra fra i dati personali da proteggere, non essendo collegato direttamente ad una persona ma all’azienda, soggetto giuridico.

Come tutelare i dati contenuti nelle email aziendali ed essere conformi alla normativa

La gestione corretta delle email aziendali richiede una solida comprensione delle normative e delle migliori pratiche per garantire la sicurezza, la privacy e la conformità legale:

Privacy e protezione dei dati

Uno degli aspetti più importanti da considerare, è la privacy e la protezione dei dati. 
Con l’aumento delle normative sulla privacy, come il GDPR (General Data Protection Regulation), le aziende devono assicurarsi che le informazioni sensibili contenute nelle email siano trattate in modo sicuro e conforme alla legge. 
Questo include l’adozione di politiche e procedure per il trattamento e la conservazione dei dati personali e sensibili.

Sicurezza informatica

La cyber security è un altro aspetto importante da considerare per essere conformi. 
Le email aziendali possono essere vulnerabili agli attacchi informatici, come phishing e malware: implementare misure di sicurezza robuste, protegge sia i dati aziendali che quelli dei clienti. Queste misure possono includere l’adozione di software antivirus e antimalware aggiornati, il filtraggio delle email per rilevare e bloccare contenuti dannosi, e l’implementazione di autenticazione a due fattori per accedere ai sistemi di posta elettronica aziendali. 

Archiviazione e conservazione

Le normative richiedono spesso alle aziende di conservare le email per determinati periodi di tempo per motivi legali e di conformità. 
È importante stabilire politiche di archiviazione e conservazione delle email che rispettino queste normative e consentano un recupero rapido e affidabile delle comunicazioni archiviate quando necessario. Tutti i tempi di conservazione dei dati (e quindi anche delle email) devono essere ben specificati nell’informativa privacy per ogni tipo di trattamento svolto in azienda.

Formazione e consapevolezza

La sensibilizzazione dei dipendenti riguardo alla sicurezza informatica, è parte integrante delle misure di conformità: assicurano che tutti i dipendenti siano a conoscenza delle normative e delle migliori pratiche per l’uso sicuro ed efficace delle email aziendali. 
Il GDPR richiede l’adozione misure appropriate per proteggere i dati personali dei clienti e degli utenti. 
Tali misure includono la formazione e la sensibilizzazione dei dipendenti sui rischi legati alla sicurezza informatica, sul riconoscimento delle minacce e sulle migliori pratiche per evitare violazioni della privacy e della sicurezza dei dati.

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La protezione attiva garantisce che le caselle email siano al sicuro da attacchi malevoli, attraverso un monitoraggio costantemente delle email in ingresso ed in uscita, per individuare e bloccare spam, virus, malware, phishing e altre forme di attacchi informatici.

La protezione passiva, offre un ulteriore livello di sicurezza per le caselle email aziendali attraverso l’implementazione di Policy di sicurezza personalizzate e configurabili. 

Tali policy consentono di definire regole specifiche per il filtraggio delle email in base alle proprie esigenze e alle minacce rilevate, o di impostare sistemi di autenticazione multi fattore per accedere alle caselle email.
Ad esempio, è possibile impostare regole per bloccare o rifiutare automaticamente email contenenti determinati tipi di allegati, link sospetti o contenuti non sicuri.

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