Caselle email di grandi dimensioni: come risolvere limiti e problemi

Le aziende e gli utenti chiedono ai Provider caselle email di dimensioni sempre maggiori. Vediamo in questo articolo i motivi che portano ad avere caselle email sempre piene, quali sono i problemi nel gestire caselle email di grandi dimensioni e quali sono i limiti di grandezza che può avere una casella email, ma anche come gestire e risolvere queste problematiche.

In azienda l’email è e rimane il principale mezzo sia di comunicazione ma anche, con qualche sbaglio, il principale strumento per scambiarsi file. Quante volte anche il collega che vi sta di fianco vi ha inviato un file PDF via email mentre avrebbe potuto benissimo salvarlo su un disco di rete?

Il motivo è che inviare un file via email è semplice, veloce e comodo, inoltre quel file rimarrà per sempre nella casella dell’utente, che così potrà averlo sempre a portata di mano. Sarebbe stato meglio spostare il file su un server di rete o utilizzare in azienda servizi di cloud storage come Dropbox o Drive di Google, ma l’email rimane il metodo più immediato.

L’altro motivo per cui le email crescono sempre è che gli utenti non sentono il bisogno di fare spazio nella propria casella email, magari cancellando i messaggi che non servono più o semplicemente svuotando il cestino. Sebbene esistano molti sistemi di Archiviazione delle Email, anche con spazio illimitato, l’utente preferisce avere tutte le email sempre con se.

Ma quali sono i problemi nell’avere una caselle email di grandi dimensioni?

Il primo sono i tempi di avvio del proprio programma per leggere le email, ad esempio Microsoft Outlook diventa sempre più lento man mano che la caselle email diventa più grande.

Un altro problema è che non tutti i fornitori di web e email hosting forniscono caselle email di grandi dimensioni, molti non vanno oltre pochi GB di spazio per casella email.

Inoltre una casella email di grandi dimensioni diventa onerosa da gestire anche lato server il che la rende lenta nell’accesso e nelle ricerche.

Infine anche eseguire il backup di una casella email molto grande può avere tempi lunghi o far bloccare il programma che esegue il backup.

Quali sono invece i limiti di dimensione che una casella email può raggiungere?

La documentazione ufficiale di Microsoft Outlook dichiara che le prestazioni di Outlook iniziano a peggiorare non appena il file di archivio delle email OST supera i 10GB. Superato i 25GB i problemi di lentezza e blocchi di Outlook aumentano.

Arrivati a 50GB Outlook smette di funzionare in quanto questa è la dimensione massima che può raggiungere un file PST, ed è necessario eseguire delle operazioni di manutenzione, con conseguente fermo del lavoro dell’utente.

Lato server, ovvero per il fornitore del servizio di email hosting, non ci sono limiti veri e propri di dimensione ad una casella email, ma potrebbero esserci dei problemi nell’indicizzazione e nell’archiviazione di caselle email molto grandi. Se non è presente un sistema di ricerca full text le ricerche eseguite da webmail potrebbero essere molto lente.

Come gestire e risolvere i problemi di una casella email grandi e molto lenta?

Ci sono due aspetti da tenere in considerazione quando si devono gestire caselle email molto grandi.

1. La prima è scegliere il giusto fornitore di email hosting, che deve offrire dei servizi appositamente studiati ed ottimizzati per queste caselle email, deve infatti prevedere:

• sistemi di indicizzazione delle email così da rendere veloce l’accesso alla casella
• servizio di ricerca full text per velocizzare le ricerche nei messaggi
• sistema di backup basato sugli snapshot così da poter anche ripristinare messaggi o caselle cancellate per errore in poco tempo

2. La seconda è il client email (il programma) con cui l’utente accedere a queste grandi caselle email, anche qui ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:

• Microsoft Outlook non può gestire nativamente caselle email oltre i 50GB
• è consigliabile scegliere un fornitore che abbia una webmail in grado di accedere velocemente anche a caselle email più grandi di 50GB

In Qboxmail riusciamo a fornire ai nostri clienti caselle email professionali da 50 e 100 GB di spazio, in un ambiente totalmente in Cloud, quindi totalmente gestito.

Grazie alla nostra esclusiva Webmail, sviluppata ed ottimizzata per gestire caselle email di grandi dimensioni, l’accesso e la ricerca è veloce come se la casella email fosse di piccole dimensioni.

I nostri sistemi di backup sono basati sugli Snapshot così da essere veloci e permettere di recuperare i backup delle email in qualsiasi momento senza blocchi o fermi per l’utente.

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