Può l’azienda accedere alle email dei dipendenti in caso di necessità?
Capita che un dipendente sia in ferie o in malattia e ci sia la necessità di recuperare un messaggio dalla sua casella email aziendale in quanto necessario all’attività lavorativa dei colleghi. Può in questo caso l’azienda accedere alle sue email?
La risposta è si se si hanno gli strumenti giusti. A dirci come procedere è il Garante della Privacy nelle sue linee guida per posta la elettronica e internet.
Il Garante stabilisce che in questo caso l’azienda:
metta in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per l’ufficio, ciò in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa. […] dovrà essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato alla prima occasione utile.
Ma con quali strumenti si può mettere in pratica, in maniera semplice, questa procedura?
Qboxmail offre una soluzione specifica tramite il servizio Archivio Email che consente di nominare dei Delegati per accedere in tutta sicurezza e nel rispetto della privacy alle email aziendali.
Potrebbe essere infatti inopportuno, oltre che indesiderato, che il dipendente assente debba rivelare la password della propria casella email ad un collega, anche se ritenuto di fiducia.
Archivio Email salva e conserva, in modo automatico, sicuro e trasparente, copia di tutti i messaggi inviati e ricevuti, totalmente in Cloud, senza software o plugin, per un periodo massimo di 10 anni.
Il servizio prevede la possibilità di abilitare dei Delegati (fiduciari) ad accedere all’archivio email di una specifica casella entro determinati limiti. Tutte le attività dei Delegati sono registrate in un apposito registro (Log) così da rendere predefinita la redazione di un “apposito verbale”.
Le ricerche nell’archivio delle email possono essere limitate temporalmente (es. solo le email ricevute e inviate nei primi tre mesi dell’anno), così come può essere limitata la visualizzazione ai soli dati essenziali del messaggio (mittente, oggetto e data) o consentita la visione completa dell’intero messaggio. Questo al fine di limitare l’accesso alle email esclusivamente alla specifica necessità per cui si richiede l’intervento.