I 5 errori da evitare quando scrivi una email di lavoro

Nel mondo del lavoro le email sono il principale canale di comunicazione e scambio informazioni. Nonostante questo, la capacità di molti utenti di scrivere email belle da leggere e facili da comprendere è influenzata negativamente dall’uso di App come WhatsApp o da policy aziendali quantomeno discutibili. Vediamo quali sono i principali 5 errori da evitare e come comportarsi.

• Non scrivere tutto in MAIUSCOLO – Il testo tutto in maiuscolo, oltre ad essere più difficile da interpretare per il cervello umano è poco elegante, risulta fastidioso e caratterizza gli utenti “insensibili” che non si rendono conto di quanto sia brutto il messaggio che stanno per inviare. L’uso del maiuscolo, quindi, è da dosare con attenzione anche perché sul web ha un effetto paragonabile al suono di un urlo: decisamente fastidioso.
• Non mandare email senza Oggetto – Le prime cose che leggiamo quando riceviamo o cerchiamo una email sono il Mittente e l’Oggetto. Se uno dei due manca la probabilità che la nostra email passi nel dimenticatoio aumenta del 50%. Se non sappiamo cosa scrivere nell’oggetto facciamo un piccolo sforzo e cerchiamo poche parole coerenti con il messaggio che stiamo per mandare.
• Non inserire inutili e noiosi disclaimer in fondo alle email – Avete presente le lunghissime quanto incomprensibili frasi in calce alle email che rimandano a minacce legali di qualsiasi tipo, rischi privacy ecc…? Hanno un solo effetto: infastidiscono il lettore, distraggono dalla lettura del messaggio (spesso sono più lunghi del messaggio stesso), trasformano uno scambio di informazioni via email in una specie di catena di Sant’Antonio. Non si considera mai che se si legge un messaggio destinato ad altri, la colpa non è di chi legge, ma di chi ha inviato (!!!). Se qualcuno vi dice che è obbligatorio, chiedete quale sia la normativa di riferimento che lo prescrive, perché per adesso nessuno è riuscito a trovarla.
• Non inviare email a destinatari multipli che non si conoscono fra di loro mettendo tutti in A – Usa il campo CCN per inserire destinatari multipli che non si conoscono fra di loro altrimenti renderai visibili a tutti gli indirizzi email dei destinatari, qualcuno potrebbe fare “rispondi a tutti” facendo partire valanghe di email fastidiose o semplicemente collezionare nomi ed indirizzi email che non è detto siamo felici di finire nelle rubriche di sconosciuti.
  
• Non fare Rispondi ad una email, cancellando Oggetto e Testo, se ne devi comporre una nuova – Quando si risponde ad una email è presente nel suo codice (Header) un’indicazione che la collega alla conversazione in corso in modo tale che i client email possono organizzarle e raggrupparle correttamente per conversazione (Thread). Rispondere ad una email con l’intento di comporne una nuova vuol dire far finire la tua email in una conversazione che non a niente a che vedere con l’argomento del tuo messaggio e rischia di fargli perdere visibilità.

Questi consigli possono sembrare banali, ma molti utenti non li rispettano o non conoscono il motivo per cui è bene non fare una certa azione. Ogni volta che vedi uno di questi errori in una email di un tuo collega invitalo a leggere questo articolo, ti ringrazierà!