Cartelle di Posta Condivise: come sfruttarle in azienda
Le cartelle di posta condivisa sono una funzionalità avanzata normalmente disponibile sono su mail server aziendali come Exchange o Zimbra. Qboxmail le rende disponibili gratuitamente per tutti i propri clienti.
Ma capiamo come funzionano con alcuni esempi pratici:
Normalmente in azienda ci sono account personali (mario.rossi maria.bianchi) ed account generici (info commerciale assistenza). Tutti consultano il proprio account personale e solo alcuni consultando gli account generici. Per distribuire le email degli account generici normalmente si creano degli alias o dei forward in modo tale che un email diretta a info@AZIENDA arrivi anche nella casella di mario.rossi@AZIENDA e maria.bianchi@AZIENDA. Questa modalità però comporta che:
- si ottiene un raddoppio dello spazio utilizzato (la stessa email va su due account)
- non è possibile sapere se qualcuno ha già letto e risposto a quel messaggio
Con le cartelle di posta condivisa è possibile condividere solo la INBOX (la Posta in Arrivo per intendersi) della casella info@AZIENDA ed abilitare mario.rossi maria.bianchi a vedere dal loro account, sotto una nuova alberatura, tutte le email arrivate ad info@AZIENDA. Inoltre se un utente risponde ad un messaggio tutti gli altri utenti vedranno subito il messaggio marcato come “risposto”.
E’ possibile impostare anche i permessi che questi utenti avranno sulle cartelle condivise verso di loro, ad esempio mario.rossi potrebbe vedere la info in sola lettura e maria.bianchi anche in scrittura.
Altra possibilità di utilizzo delle cartelle condivise è quella dove un utente vuole condividere con altri utenti solo alcune sotto cartelle del suo account email. Un esempio pratico potrebbe essere in un azienda dove il direttore vendite vuole controllare i preventivi inviati dai propri rappresentanti commerciali. Tutti gli agenti di vendita potrebbero condividere la cartella Sent (o Posta Inviata) in sola lettura con il direttore, oppure creare una apposta cartella “Preventivi Inviati” e condividere questa.
Le cartelle condivise hanno il vantaggio che è sempre il proprietario della casella a decidere chi può vedere le sue email e se in sola lettura o anche in scrittura. Inoltre non è necessario fornire la propria password a terzi per consentire la visione delle proprie email.
Dal punto di vista tecnico le cartelle di posta condivisa (dette anche Shared Mailboxes dove mailbox è la nostra cartella e non la casella intera come erroneamente si potrebbe pensare) sfruttano le ACL IMAP, uno standard definito da RFC 4314 per cui sono compatibili con qualsiasi client IMAP. E’ possibile gestire le condivisioni dalla webmail o dal vostro client email (ad esempio Thunderbird con apposito plugin).
Le Shared Mailboxes non vanno confuse con la possibilità di controllare più account email da un unica interfaccia, le email infatti rimangono nell’account originale e non c’è bisogno di consegnare la password personale a terzi.
Maggiori informazioni sono disponibili sulla documentazione delle Cartelle di Posta Condivise di Qboxmail.