E’ finita l’epoca dei mail server aziendali. Valutiamo delle soluzioni alternative

Il declino delle email, spesso preannunciato dai improbabili esperti di settore, è ben lontano dall’avvenire ed anzi le aziende richiedono sempre più soluzioni affidabili per le loro email.

Ho iniziato la mia attività nel settore informatico circa 10 anni fà proprio installando mail server aziendali quindi so di cosa parlo. A questi tempi, con l’avvento delle ADSL, quindi connessioni ad internet sempre attive ed indirizzi IP statici, e la capienza degli hard-disk sempre in crescita, installarsi un proprio server della posta in elettronica in azienda era uno standard. I fornitori di hosting davano in genere solo 5 caselle email con accesso POP3 e poco spazio disponibile mentre gli utenti volevano poter inviare “grandi” allegati ed avere sempre sotto controllo e sotto backup il proprio archivio delle email. In effetti un mail server interno all’azienda era un ottima soluzione.

Ma i problemi non mancavano, quando l’ADSL non funzionava non si potevano ricevere le email in quanto il server che avrebbe dovuto riceverle non era raggiungibile. Inoltre queste installazioni richiedevano manutenzione ed assistenza, i server che si utilizzano erano economici (se non semplici PC desktop) ed alla fine il rapporto costi/benefici stava in piedi solo perchè non eravamo in tempo di crisi.

Oggi soluzioni di questo tipo sono fortemente sconsigliate ed anche in un ottica di ridurre i costi di gestione del servizio email, mantenendo standard qualitativi elevati, un servizio di Email in Outsourcing è la soluzione migliore.

Resta inteso che è sempre possibile avere un proprio mail server aziendale, a patto di progettare bene il suo funzionamento. Ad esempio, molti utenti del servizio Qboxmail dispongono di server che scaricano in tempo reale, via IMAP, le email e le archiviano in azienda. In questo modo si può continuare a mantenere il pieno controllo dei propri archivi email ed al tempo stesso beneficiare di un infrastruttura professionale e sempre disponibile per la ricezione dei messaggi. Se anche la connettività in azienda dovesse mancare ci si potrò sempre collegare alla webmail di Qboxmail per consultare le email. E quando il server aziendale sarà nuovamente disponibile riprenderà a scaricare le email dai nostri server.

Inoltre l’affidarsi ad un servizio esterno per la gestione delle email garantisce la disponibilità di strumenti evoluti quali il calendario e la rubrica condivisi, mentre la gestione direttamente dal mail server aziendale richiede costi di acquisto di licenze e di installazione. Qboxmail a partire da 1€ al mese per account email garantisce costi contenuti costante disponibilità del servizio.